Excel 2013快速填充(自动填充、自动拆分、自动合并)应用实例教程

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快速填充(Flash Fill)是Excel 2013版本中新增的一项功能,它能让一些不太复杂的字符串处理工作变得更简单,本站在之前也做了一些关于快速填充的介绍,请阅读:Excel 2013快速填充功能的介绍和使用方法。在此之前的版本中,使用单元格填充可以进行复制、可以按照一定的序列规律自动扩展。而现在,除了上述功能以外,填充还能实现日期拆分、字符串分列和合并等等以前需要借助公式或【分列】功能才能实现的功能。

作为办公室人员,每天都在处理大量的文档,上报数据一般都是使用Excel完成,使用频率最高的自然是数据的录入。为了提高效率,小秦一般都会使用填充功能,但仍然感觉不太顺手,因此最近她将Excel升级到2013版本,据说其中的“快速填充”功能十分的神奇。本文在之前也介绍过快速填充的应用实例:四个典型应用实例教你学会Excel 2013快速填充功能。

提示:要使用快速填充的功能,必须在所选内容的旁边拥有为你填充值的模式,也就是说已经拥有类似的示例数据,并确保在填充的列中有单元格处于活动状态。

1、自动填充

Excel 2013快速填充(自动填充、自动拆分、自动合并)应用实例教程

在填充数据时,如果已经拥有类似的序列,那么可以暂时先填充第一个单元格,向下拖曳填充柄进行复制,单击功能按钮,如图1所示,在弹出菜单选择“快速填充”,英文版本称为“Flash Fill”,或者单击是“数据”选项卡“数据工具”功能组的“快速填充”按钮,很快就可以完成该序列的自动填充。更神奇的是,在这些单元格启用“自动填充”功能之后,只要更改其中任意一个单元格的内容,那么Excel 2013会自动搜索已有的序列并完成智能填充,是不是很方便?

在手工输入前面一两组单元格内容之后,Excel 2013会自动感知这个规律,并自动填充剩余的单元格,类似于自动补全的功能。当然,在没有按下确认键之前,这些“自动填充”仅仅是浮现而已,并不会影响到正常的数据录入。

2、自动拆分

很多时候,小秦需要将某些数值进行拆分,最常用的是拆分年、月、日的数值,通常的方法是通过“分列”进行操作,其实Excel 2013的“快速填充”功能可以实现数值的自动拆分:

例如我们需要自右向左拆分,需要保留最右侧的第1位数字。那么可以在第一个单元格输入最右侧的第1位数字,向下拖曳至指定位置,单击“快速填充”按钮,此时Excel 2013会自动完成智能填充,效果如图2所示。按照类似的方法可以对日期、文字进行自动拆分,例如可以从“单位全称”列提取其中的某些内容,效果如图3所示,不过在处理的时候可能会遇到一些问题,例如一些相同的数值,Excel 2013可能难以判别。

Excel 2013快速填充(自动填充、自动拆分、自动合并)应用实例教程

3、自动合并

在以前的版本中,如果要完成合并,那么需要播放辅助列或使用公式,对于初级用户来说显然是相当复杂,而Excel 2013在这方面就比较简单:

在第一个单元格输入合并之后的结果,例如“无锡市职教中心张玉华”,向下拖曳填充柄至适当位置,此时你会看到单元格都显示相同的内容;选中这些单元格,在快捷菜单选择“快速填充”,我们就可以迅速看到更新之后的合并效果(见图4)。当然,应用“快速填充”规则后,我们可以按照自己的意愿进行重新合并,合并结果会自动更新,例如“张玉华校级”。

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在实际应用过程中,Excel 2013的“快速填充”功能有时会出现一些这样或那样的问题,例如字符相邻内容相同时的拆分结果不完美、数值日期重复时拆分结果出错,此时可能使用函数或公式进行操作。不过瑕不掩瑜,对于小秦的日常办公来说,“快速填充”的功能已经完全足够。

通过上文所述,Excel 2013当中的快速填充功能可以很方便地实现数据的拆分和合并,在一定程度上可以替代【分列】功能和进行这种处理的函数公式。但是与函数公式的实现效果有所不同的是,当原始数据区域中的数据发生变化时,填充的结果并不能随之自动更新,这是一个需要在使用时留意的问题。

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